Taxi / Portra Images / Getty Images
Příprava na stěhování kanceláře nebo podnikání může být mnohem složitější než stěhování domácnosti. Příprava je klíčová a je nezbytné zajistit, aby bylo vše na vašem seznamu kompletní. Použijte tento rychlý kontrolní seznam jako průvodce, jak udržet vaši společnost v pohybu.
Určete časový rámec a plán
Určování vašeho časového rámce by mělo být první věcí, kterou uděláte. Nastavte datum, kdy musí být vše mimo kancelářský prostor, což je vaše poslední datum odstěhování. Pravděpodobně budete potřebovat několik dní, abyste se skutečně přestěhovali, v závislosti na tom, kolik věcí musíte přesunout. Pracujte dozadu od data odstěhování a vytvořte seznam všech věcí, které musíte udělat před příjezdem nákladních vozidel.
Přiřaďte úkoly a v případě potřeby vytvořte výbor pro přesun
Je to dobrý nápad, aby se zaměstnanci do tohoto procesu zapojili brzy. Výbor pro stěhování vám může nejen pomoci s organizací a plánováním přesunu, ale také může usnadnit přechod pro ostatní zaměstnance. Nechte výbor zkontrolovat všechny úkoly a podle potřeby přidělit role. Jak bude tento krok pokračovat, budete pravděpodobně muset do seznamu přidat úkoly a ujistěte se, že úkoly také přiřadíte - je toho příliš mnoho na to, abyste to všechno udělali sami.
Vytvořte plán interní a externí komunikace
Interní komunikační plán zajistí, aby zaměstnanci byli průběžně informováni o pohyblivých plánech, zatímco externí plán zajistí vašim klientům a dodavatelům aktuální informace o vašich obchodních činnostech během stěhování, abyste mohli během přechodu udržet své podnikání v provozu.
Najměte Movers
Stejně jako každý pohyb, najímání dobrých stěhovačů vyžaduje čas a mělo by být jedním z prvních úkolů na vašem seznamu. Požádejte zaměstnance, aby vytvořil seznam nejméně pěti stěhovacích společností, a pak se ujistěte, že je důkladně prozkoumáte, než najmete. Určete rozpočet, získejte cenové nabídky a porovnejte služby napříč stěhujícími se společnostmi a rozhodněte se, kterou z nich si najmout.
Pronájem profesionálních balíren
Pokud váš rozpočet může podpořit najímání profesionálních balíren, udělejte to. To ušetří vám i vašim zaměstnancům nutnost sbírat oblasti kanceláře, které jsou běžné a často i ty nejobtížnější prostory pro balení a přesun. Zaměstnanci mohou být vyzváni, aby zabalili své stoly nebo kanceláře, protože to také poskytuje zaměstnancům příležitost vyčistit své prostory a zbavit se věcí, které se nemusí pohybovat.
Vytvořte nový plán a rozvržení kanceláře
Zde bude váš výbor pro stěhování opravdu užitečný. Je vždy těžké se přestěhovat do nového prostoru, ale když musíte přijít na to, kam všechno a všichni jdou, zabere to hodně času. Ujistěte se, že víte, kde bude každý kus nábytku umístěn a každý zaměstnanec bude sedět. Čím podrobnější je plán, tím lépe.
Promluvte si se svými současnými prodejci
Stěhování firmy může znamenat změnu poskytovatelů služeb. Zkontrolujte své smlouvy a poté se rozhodněte, zda zůstanete u svých současných dodavatelů nebo se podíváte na změnu dodavatele. Budete muset určit, co nový prostor bude vyžadovat, pokud jde o telefonní linky a síťovou infrastrukturu. Promluvte si se svým novým pronajímatelem a prodejci a ujistěte se, že víte, co nový prostor potřebuje, aby nedošlo ke ztrátě služeb. V případě jakéhokoli vybavení, které pronajímáte, kontaktujte prodejce a informujte ho o přesunu a o tom, jak nejlépe přivést své vybavení na nové místo.
Udržujte zaměstnance aktualizované a informované
Stěhování může být pro zaměstnance obtížné. To může znamenat změnu v tom, jak dojíždějí a zda jejich dojíždění je nyní delší než před přesunem. Pokud se stěhujete do menšího prostoru, musí personál vědět, jak budou kanceláře přiděleny a jak bude vypadat jejich nový prostor. Zaměstnanci by měli být informováni v každém kroku procesu. Zkuste dodržovat pohyblivý rozvrh na kuchyňské vývěsce nebo jiném společném prostoru, aby lidé mohli vidět, jak věci postupují a co se od nich očekává jako zaměstnanci.
