Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-mail je jedním z hlavních způsobů, jak lidé nyní odesílají písemnou komunikaci, a není pravděpodobné, že se to někdy změní. Je to snadné, rychlé a nevyžaduje razítko.
Pryč jsou dny, kdy musíte počkat týden nebo déle na dopis nebo odpověď v e-mailu. Není nutné provádět nouzové běhy na poště, aby zvážily vaše obálky a vyzvedly dostatek známek na účty a dopisy. Ve skutečnosti mnoho lidí nikdy neobešlo obálku ani neposlalo dopis prostřednictvím americké pošty.
E-mail se stal jedním z nejjednodušších a nejrychlejších způsobů komunikace osobně i v podnikání. To se stalo takovým fenoménem, že se stále důvěryhodná Poštovní služba Spojených států snaží najít způsoby, jak zůstat v podnikání.
Není tedy žádným překvapením, že e-mailová etiketa, často označovaná jako Netiquette, je aktuálním tématem současné kultury. E-maily zasílá každý den široká část americké populace. Většina firem používá e-mail ke komunikaci se zaměstnanci po celý den. Téměř každá domácnost má alespoň jeden počítač s přístupem na internet a v těchto domácnostech jsou maminky, tatínky, děti, dospívající a možná i prarodiče, přičemž všechny nebo většina z nich přijímá a odesílá e-maily.
Žijeme v mikrovlnné, internetem řízené společnosti a nikdo nechce mít čas na to, aby napsal dlouhý dopis, přestože je mnohem intimnější a osobnější. Přesto existuje mnoho okolností, za nichž e-mail funguje lépe než šnek. Tady jsou některé etikety dos a neměli byste mít na paměti, když skládáte e-mailové poznámky.
- Připravit. Než začnete psát e-mail, ať už se jedná o počáteční poznámku nebo odpověď, měli byste se zeptat sami sebe, s čím chcete komunikovat. Zkrátka, jaký je váš účel psaní? Jakmile to víte, můžete si před odesláním přečíst přečtený e-mail, abyste se ujistili, že jste splnili svůj cíl. Pokud udělá známku, pošlete ji; pokud je text matoucí, tvrdý nebo nejasný, pak byste možná měli začít znovu. Komunikovat. Pamatujte, že komunikujete se skutečnou osobou, která obdrží tento e-mail. S ohledem na to byste měli oslovit osobu jménem a být ohleduplní. Pokud je to odpověď na přijatý e-mail, měli byste mít čas na vyřešení jakýchkoli dotazů nebo požadavků na začátku poznámky. Dýchat. Všichni jsme byli v určitém okamžiku vinni ze ztráty naší klidnosti. Pokud obdržíte e-mail, který vás hněvá nebo rozčiluje, neodpovídejte naturálně. Vydejte se po silnici a buď odpovězte pouze na potvrzení přijetí, nebo si před odpovědí vezměte nějaký čas, abyste se mohli uklidnit a odpovědět dobře promyšlenou zprávou. Nikdy nechcete reagovat na e-mail (nebo jakoukoli jinou formu komunikace) v hněvu. Když jsme naštvaní, máme tendenci říkat (nebo psát) věci, které buď nemyslíme, nebo nemusíme říkat. Nezapomeňte, že jakmile bude váš e-mail odeslán, bude tam navždy. Buďte transparentní. Váš předmět by měl být pravdivým vyjádřením toho, proč kontaktujete příjemce. Používejte fráze, které se vztahují k předmětu pošty. To platí, ať už skládáte firemní nebo osobní e-mail. Pokud například píšete e-mailem své matce e-mail o její návštěvě příští týden, měla by se v jejím předmětu přečíst něco jako „Vaše návštěva“. Výzkum. Pokud posíláte e-mail obchodnímu spolupracovníkovi, je vhodné použít jeho příjmení a titul. Proveďte průzkum a oslovte příjemce správně. Prezident společnosti mohl být osloven jako pan Taylor nebo prezident Taylor. Kontrola pravopisu. Použití písemné kontroly pravopisu je důležité. Když odešlete poznámku plnou chyb, oznamuje, že jste nedbalí nebo že nevěnujete pozornost detailům. Zkuste vždy spustit kontrolu pravopisu nebo použít program, který automaticky opravuje. A pak si ji znovu přečtěte, abyste se ujistili, že slova, která jste chtěli použít, nebyla automaticky opravena na něco jiného. Zkorigovat. Měli byste si vzít několik sekund nebo minut navíc, abyste mohli rychle zkontrolovat e-maily, které chcete odeslat. Udělejte si čas a upravte nepříjemné věty nebo umístěte chybějící interpunkční znaménka. Dávejte pozor na tón. Někdy se e-mail může odlišit od toho, co jste zamýšleli. Tón vašeho e-mailu je velmi důležitý a je stejně důležitý jako vaše zpráva. Protože se jedná o písemnou komunikaci, měli byste se ujistit, že váš tón je příjemný a že je to skutečná reprezentace toho, co chcete říct. Nezapomeňte, že váš příjemce ve vašem hlase neslyší smích ani nevidí úsměv na tváři. Pokud nechcete předmluvit vše, co píšete, měli byste se v e-mailu vyhnout jakémukoli jazyku, který by mohl být jakýmkoli způsobem nesprávně vykládán. Buďte krátký a milý. Při psaní e-mailů se nepokoušejte psát román. Většina lidí opravdu nechce tolik číst v e-mailu. Pokud je e-mail nutně zdlouhavý, zkuste pomoci příjemci zvýrazněním klíčových konceptů, použitím odrážek nebo shrnutím předmětu v úvodním odstavci. Komunikujte dobře. Nechcete svého čtenáře zaměňovat, takže si udělejte čas na to, aby vám bylo jasné a stručné. Pokud posíláte e-mail kamarádovi, můžete být ve svém stylu psaní neformálnější. Pokud se však jedná o obchodní komunikaci, použijte správnou gramatiku a vyhněte se používání symbolů nebo ikon emodži, díky nimž budete vypadat méně profesionálně.
E-mailová komunikace je velmi populární. Udělejte si čas, abyste se zapojili do Zlatého pravidla, a vy se vydáte dlouhou cestou k tomu, abyste byli vyleštěným profesionálem pro netiketu.
