Getty Images
Takže máte všechny tyto věci hotové každý den a váš seznam úkolů je plný - jak víte, co dělat první, druhé a třetí?
Skoro každý má pocit, že má toho příliš mnoho a příliš málo času na to. Tento ohromný pocit často pramení z nemožnosti upřednostnit všechny ty zdánlivě naléhavé úkoly. Pokud máte pocit, že váš seznam úkolů roste o minutu a ani nevíte, kde začít, zde je návod, jak identifikovat, vyhodnotit a stanovit priority vašich úkolů.
1. Vytvořte seznam
Než se pokusíte třídit své povinnosti podle důležitosti, věnujte čas sestavení komplexního seznamu všeho, co potřebujete nebo chcete splnit. Rozdělte svůj seznam do oddílů pro různé typy úkolů. Tyto kategorie mohou zahrnovat:
Denní nebo týdenní úkoly
Jsou to všední „do-DOS“, které mohou být osobní (plánování jídla a nakupování potravin) nebo související s prací (týdenní schůzka týmu). Pokud již dodržujete denní rutinu, budete s těmito úkoly seznámeni; pokud tak neučiníte, je ten správný čas na jeho vytvoření. To, co zahrnete, se může lišit - někteří lidé nebudou potřebovat připomenutí, aby si zkontrolovali e-mail nebo kupovali potraviny, ale jiní ocení strukturovaná připomenutí, aby v určitých časech nebo v určitých dnech provedli určité akce.
Úkoly s termínem
Tyto je samozřejmě třeba provést do konkrétního data a vyžadují přípravu předem. Příkladem by mohl být školní papír, který by měl být splněn za tři týdny, nebo párty, které od nynějška plánujete na šest měsíců. Tyto druhy úkolů - často nazývané projekty - lze později rozdělit na menší součásti - například „psací papír“ by se mohl rozdělit na čtení příslušných knih, organizování poznámek, psaní osnovy, psaní prvního návrhu atd. na.
Opakující se úkoly
Nedochází k nim na denní ani týdenní frekvenci, ale nejedná se ani o jednorázové projekty. Opakující se úkoly by mohly zahrnovat jmenování zubaře nebo provádění čtvrtletních daní.
Nezbytné, nezbytné úkoly
To jsou úkoly nebo projekty, o kterých víte, že musíte, ale nikdo vás neudělá. Málokdy, pokud vůbec, mají vestavěný časový limit. Zamyslete se nad vylepšením webu pro malé firmy nebo s hledáním nového poskytovatele primární péče.
Samostatně motivované, ne nutné úkoly
Jedná se o zábavnější aktivity, které však mají tendenci upadat na vedlejší kolej, protože je vytlačují jiné, očividně nutné úkoly. Mysli na čtení pro potěšení nebo na koníčcích.
Někdy Úkoly
Tyto úkoly zůstávají na dně seznamu úkolů nebo na zadní straně vaší mysli, ale obvykle nemusí být provedeny brzy nebo nikdy. Příklad: malování vašich radiátorů.
2. Uspořádejte svůj seznam
Jakmile je vše uvedeno, můžete zjistit, co dělat, a uspořádat svůj plán. (Jak to fyzicky děláte - na listu papíru, plánovači, aplikaci, online kalendáři nebo jinak - záleží méně než na tom, že zvolíte metodu, která pracuje pro vás a kterou použijete.) Zde jsou některá kritéria přemýšlet o:
Naléhavé nebo důležité
Všechny úkoly lze rozdělit do jedné ze čtyř kategorií. Naléhavé a důležité úkoly by měly být provedeny nejdříve, co nejdříve; naléhavé, ale ne důležité úkoly mohou být delegovány, pokud je to možné, ale pokud ne, měl by váš rozvrh zahrnovat dostatečnou flexibilitu a více času, aby je bylo možné při jejich vyskakování přizpůsobit; důležité, ale nikoli naléhavé úkoly, by měly být plánovány v dostatečném předstihu, aby se nestaly naléhavými; úkoly, které nejsou ani důležité, ani naléhavé, mohou být potenciálně eliminovány, i když je máte rádi, měly by být zapracovány do vašeho harmonogramu, aby se nevyplnily náročnějšími povinnostmi.
Posoudit hodnotu
Hodnotu úkolu můžete posoudit několika způsoby. Jednou by mohlo být, zda jsou ovlivněni další lidé, a jak důležití jsou pro vás tito lidé (schválení vašeho šéfa a blaho dětí, které jsou na vás závislé, jsou důležitější než, řekněme, názory skupiny cizinců, s nimiž jste souhlasili připojit se na schůzku.) Můžete také připsat vysokou hodnotu úkolům, které vidíte, jak se dlouhodobě vyplácejí, nebo které prostě považujete za odměnu.
Jedním z referencí, se kterým se pravděpodobně setkáte při čtení o prioritních úkolech, je pravidlo 80-20 nebo Paretův princip, který uvádí, že 80% efektů pochází z 20% příčin. To může nebo nemusí být pro vás pravda, ale je to dobré připomenutí zjistit, na co vlastně trávíte čas a které z vašich snah se vyplácejí.
Načasování a flexibilita
Funkční rozvrh umožňuje změny a rozpoznává časová omezení. Při stanovování priorit a plánování svých dnů buďte realističtí. Pokud máte pochybnosti, přeceňte čas, který daný úkol zabere.
Jsou-li splněny dva úkoly současně, výběr, který začít, závisí na tom, jak nejlépe pracujete. Někteří lidé dávají přednost tomu, aby se jednodušší úkol z cesty soustředil na složitější úkol; jiní se budou cítit uklidněni, pokud začnou nejprve s těžším úkolem, a nechají to udělat některé nebo všechno předtím, než půjdou dál. Nezapomeňte, že nemusíte přijímat jeden úkol nebo projekt od začátku do konce, než se přesunete k dalšímu - pokud ovšem samozřejmě nenajdete práci, která zvyšuje vaši produktivitu.
Omezte své denní úkoly na maximálně tři. Den může zahrnovat i menší úkoly, které jsou rutinnější nebo méně důležité či naléhavé, ale načítání hlavních úkolů pravděpodobně povede ke stresu a zklamání.
Nezapomeňte, že priority se mohou změnit - pokud váš šéf potřebuje, abyste něco udělal nyní, vaše předchozí první priorita bude pravděpodobně narazena na druhou. To je o to větší důvod, aby se do harmonogramu zabudovalo více času, aby byla umožněna flexibilita.
3. Dávkové úkoly
Dávkové úkoly jsou jedním z nejúčinnějších a nejúčinnějších způsobů, jak tyto nedobrovolné úkoly provádět. Dávkování jednoduše znamená, že budete opakovaně pracovat na stejném typu úkolu, než přepnete na něco jiného. Prvním krokem je identifikace úkolů, které znovu a znovu provádíte, a poté pro ně nastavit jednoduchý pracovní postup. Poté tyto úkoly řešíte současně pomocí tohoto pracovního postupu.
Dávkování vyžaduje dokončení podobných úkolů, které vyžadují podobné prostředky v „dávkách“, aby se zvýšila účinnost a produktivita. Zde je několik příkladů:
- Platte všechny své účty najednouOtevřete veškerou svou poštu jednou týdně a raději ji nechte ukládat na hromádku každý den a nikdy se k ní nedostanete
Dávkování vám umožní dostat se do drážky provádějící stejný úkol znovu a znovu, takže nemusíte ztrácet čas přijetím pokynů nebo tím, co byste měli dělat dál.
4. Odstraňte úkoly
Jakmile uvedete všechny své úkoly a roztřídíte je od nejdůležitějších po nejméně, bude zřejmé, které úkoly jsou na konci seznamu. Ty mohou být někdy delegovány na někoho jiného, ale pokud to není možné, musíte se rozhodnout, zda pro ně naplánovat čas nebo je odstranit.
Můžete mít na svém seznamu úkoly, které nemusíte dělat, nebo dokonce nechcete dělat, ale cítili jste se pod tlakem, abyste je v určitém okamžiku přidali (jděte do posilovny, navštěvujte knihkupectví). Ty lze zcela vyloučit.
Nakonec je možné jednoduše udělat příliš mnoho - pokud nemůžete všechno udělat, zhodnoťte svou pracovní zátěž a zjistěte, zda potřebujete jen nějaké další postupy při stanovování priorit, nebo zda musíte někomu říct, že už nemůžete pokračovat určitý úkol.
