nirat / Getty Images
Hromady papíru jsou bolest a správa systému domácího podání může být tažením. Některé dokumenty však musíte zavěsit, protože nikdy nevíte, kdy je budete potřebovat.
Jak dlouho musíte uchovávat své daně, příjmy, bankovní výpisy a další důležité dokumenty? Každý typ dokumentu je jiný, takže budete chtít mít jistotu, že budete mít veškerou svoji papírování dost dlouho, než zapálíte drtič, i když si myslíte, že jste s nimi hotovi.
Údržba funkčního systému domácího podávání
Jedním z klíčů k vytvoření funkčního systému domácího podávání je začít snižovat množství přijatého papíru. To může skutečně snížit množství papíru, který budete muset skartovat nebo složit. To znamená zbavit se nevyžádané pošty, přihlásit se k zasílání e-účtů a nepřijímat letáky, kupóny, které nikdy nepoužijete, katalogy, které nikdy nečtete, nebo jiné efemery, které máte pocit, že byste se měli držet, když vás znáte opravdu ne.
Druhým krokem je zajistit dobrý systém správy pošty. Čím efektivněji budete s poštou nakládat, tím méně často budete muset provést velkou relaci archivace, skartování a recyklace.
Nastavení elektronického systému
Zbavením svého papírového podání nastavením elektronického registračního systému ušetříte místo a zbavíte se rušení papíru. V dnešní době má elektronický registrační systém hodně smysl, protože je snazší než kdy jindy.
Chcete-li začít, potřebujete skener a místo pro ukládání souborů: systém složek v počítači a zálohu v cloudu, stejně jako externí pevný disk. Čím více záloh máte - doma i mimo pracoviště - tím více budete připraveni vykopat hromadu papírování, aniž byste se museli obávat ztráty něčeho důležitého.
Nastavení obecných složek pro různé typy dokumentů (např. Domácnosti, daně, auto, rodné listy atd.) S ukládáním dokumentů nemusíte být příliš přesní, protože je možné prohledávat elektronické archivační systémy.
Poté naskenujte každý dokument a uložte jej do složky podle obsahu. Ujistěte se, že jste každému dali jedinečný název souboru, který jej popisuje, aby jej bylo možné rychle najít pomocí vyhledávací funkce vašeho počítače. Také přidání data na konec názvu souboru vám pomůže odlišit stejný typ dokumentu od různých časových období. Například namísto volání faktur za nástroj utilitystatement.pdf jej nazvejte utilitystatement-Feb2019.pdf.
K dispozici je také řada aplikací, které vám pomohou rychle zaznamenávat a ukládat různé dokumenty. Mnoho z nich lze spravovat pomocí smartphonu nebo tabletu, takže se můžete zbavit papírování (zejména účtenek), když nejste doma poblíž vašeho počítače.
Vedení kopií
Pro vaše nejdůležitější dokumenty odborníci doporučují uchovávat více kopií. To může znamenat uchování jedné kopie v cloudovém úložišti a další na pevném disku. Může to také znamenat uchování jedné kopie ve vašem elektronickém podání a jedné tištěné kopie v ohnivzdorném trezoru.
Dokumenty k uložení navždy
Řada dokumentů by měla být uložena navždy. To jsou nejdůležitější, které můžete kdykoli v budoucnu potřebovat z různých důvodů. Zajištění, že jsou uloženy na bezpečném místě a že kopie je bezpečná, vám ušetří spoustu času, když jsou potřeba.
- Akademické záznamy: diplomy, přepisy a jakékoli portfoliové práce, které mohou být použity v budoucnu při podávání žádosti o zaměstnání.Přijímací dokladyBestské certifikátyDarodní certifikátyDeath osvědčení: Může být potřeba pro daňové účely. recenze výkonů.Zdravotní záznamyVojenské záznamyPassportsDom penzijní a penzijní záznamySociální bezpečnostní kartyWills
Dokumenty k uložení po určitou dobu
Představte si, že máte na svém stole hromadu bankovních výpisů a účtů na celý život. Po pouhých deseti letech by byl tento stack pravděpodobně neuvěřitelně velký. Existuje mnoho typů dokumentů - většinou finančních -, které byste měli uchovávat po určitou dobu, ale nemusíte je ukládat navždy. Možná je budete muset na chvíli nebo týden odkazovat na ně, pak se prostě stanou dalším kusem papíru, který leží kolem vytváření nepořádku.
Ošidná část je vědět, kdy se můžete těchto typů záznamů zbavit. Neexistuje dobrá odpověď na všechno, ale doporučené pokyny založené na tom, co to je:
- Bankovní výpisy: Jeden měsícBills: Jeden rok na veškeré daně nebo záruky související; všechny ostatní účty by měly být skartovány, jakmile byly vyplaceny. Účty na kreditní kartě: Skartujte ihned po zaplacení. Další příjmy za zlepšení: Uchovávejte, dokud se dům neprodá. Záznamy o investicích: Sedm let poté, co jste zrušili účet nebo prodali zabezpečení.Leasy: Ponechejte, dokud se neodhlásíte a neobdržíte svůj vklad zpět od pronajímatele. Platby a výplaty: Jeden rok, nebo dokud neobdržíte svůj výpis W-2 za daný daňový rok. Příjmy z prodeje: Uchovávejte po dobu životnost záruky na velké nákupy, jako jsou spotřebiče a elektronika. U věcí, jako jsou potraviny a oblečení, uchovávejte účtenku, dokud nevíte, že nebude nutné vrátit zboží. Max. Dokumenty: Sedm let, včetně vašeho podání a všech doprovodných dokumentů, jako jsou W-2 a účtenky. Záznamy o vozidle: Uchovávejte, dokud se loď, auto nebo motocykl neprodá.
Jak se zbavit dokumentů
Skartování dokumentů je hlavní způsob, jak se chránit před krádeží identity. Obecně platí, že existují určité dokumenty, které by měly být naprosto skartovány. To zahrnuje vše, co má čísla účtů, data narození, rodná jména, hesla a PIN, podpisy a čísla sociálního zabezpečení.
Pokud jsou dokumenty stále „aktivní“ - je třeba je držet pro informaci - umístěte je do svého domácího registračního systému podle témat. Skartujte je pouze tehdy, když se již nepoužívají.
Jaké dokumenty skartovat
Až budete hotovi s těmito dokumenty a nebudete je dále potřebovat, můžete je skartovat:
- Výpisy z bankomatu Výpisy z bankObchodní certifikáty se zrušeným a zrušeným dokladem Kreditní karty Účty Zprávy o kreditech Řidičské průkazy (vypršela) Doklady o zaměstnanosti, které obsahují jakékoli identifikační údajeExpirované pasy a vízaInvestiční čísla účtůPrávní dokumentyInvestice, akcie a majetkové transakceDíky s podpisem (nájemní smlouvy, smlouvy, dopisy atd.) zubní záznamyPopisy s číslem sociálního zabezpečeníPasswords nebo PIN číslaPay pahýlyPredepsané žádosti o kreditní kartyRecepty s čísly běžných účtů, čísly kreditních karet nebo jinými identifikačními informacemiTaxové formulářePopisy s identifikačními informacemiCestovní trasyPoužité letecké lístkyPoužitky za účty (telefon, plyn, elektřina, voda, kabelová televize, internet atd.)
Všechno ostatní - například papírování - stačí recyklovat. Ujistěte se, že máte nastaven flexibilní registrační systém, abyste si tyto dokumenty mohli ponechat pod kontrolou. Je také dobré zvyknout si pravidelně procházet uložené dokumenty. Zkuste to udělat při placení účtů, vyplácení daní nebo při péči o podobný opakující se úkol, takže nezapomenete a vaše papírování se vymkne z rukou.
